3. С кем общаться?

Обычно, информация о контактных лицах открыта. Предварительно продумайте вопросы, которые Вы хотите задать. Если вопросы существенны для содержания тендерного предложения, Вас соединят с организаторами тендера. Старайтесь не просто задавать вопросы, но и запомниться, вызвать уважение, симпатию. Постарайтесь, также, подружиться с секретарем и другими представителями компании, у которых Вы могли бы узнать дополнительные сведения о компании и личностях, занимающихся тендером.

4. Если тендерные предложения принимаются только в письменном виде, предварительное общение невозможно, будьте осторожны. Это может означать, что решение уже принято, нужна только массовка. Либо то, что пытаются "пропихнуть" своего, либо то, что при решении ключевым критерием будет цена. Попробуйте все-таки пообщаться с кем-либо из организаторов тендера и уточните критерии.

5. Если тендер устраивает государственная компания или компания, подобная государственной, выходите на лицо, принимающее решение. Рядовое участие редко бывает целесообразно.

6. Какую информацию нужно выяснить/собрать:

- Имена и контактная информация ответственных лиц.
- Имена и контактная информация лиц, принимающих решение.
- Структура, этапы тендера, сроки подачи документов, сроки принятия решений.
- Преимущества и недостатки участников тендера.
- Четкие требования к содержанию, форме, объему, оформлению тендерной документации.
- Дни рождения и другие важные даты, с которыми нужно не забыть поздравить представителей компании-организатора.
- Предыдущий опыт тендеров: кто участвовал, кто побеждал, по каким причинам (можно поискать и информацию в Интернете, форумах).
- Критерии принятия решения. Их вес, в том числе насколько существенен критерий цены.

7. Наши задачи при участии в тендере:

- Чтобы нас заметили.
- Познакомиться с лицами, принимающими участие.
- Определить, в чем мы конкурентоспособны, а над чем надо работать (в т.ч. собрать информацию о реальных ценах на рынке).
- Определить прочие потребности компании (чем мы им можем быть еще полезны).
- Победить в тендере.
- Загрузить оборудование/сотрудников, получив дополнительную прибыль.

8. Упрощенный план подготовки-участия.

- Уточнение условий тендера;
- Составление плана подготовки-участия;
- Предварительное уточнение возможностей "производства", сроков, цен;
- Составление и утверждение ценового предложения;
- Составление документации в соответствии с требованиями;
- Утверждение документации у руководства;
- Финальная проверка документации на соответствие всем требованиям по форме и содержанию;
- Подача документации;
- Выяснение результатов;
- Празднование победы/анализ правильных действий и ошибок, фиксация выводов.

9. Рекомендации по работе с документами.

- Все тендерные документы должны быть полностью готовы не позднее, чем за 3 рабочих дня до срока подачи документов, для того, чтобы было время на проверку соответствия документов всем требованиям и внесение всех необходимых изменений.
- Не позднее, чем за 3 рабочих дня до подачи документов, они должны быть проверены на предмет соответствия всем требованиям организаторов тендера к тендерной документации, после чего просмотрены и утверждены руководством компании.
- Если есть такая возможность, можно предварительно неофициально показать предложение, которое Вы планируете подавать, представителю организаторов тендера. В некоторых случаях Вы можете получить дельные рекомендации или получить преимущество.
- Если нет других требований со стороны организаторов тендера, на всех документах должны быть логотипы и контактная информация компании, документы должны быть презентабельно оформлены.

10. Какую цену предложить?

В зависимости от Ваших целей (загрузка простаивающего оборудования, получение прибыли, завоевание клиента, на которого можно выгодно ссылаться при продаже другим клиентам), цена может колебаться, однако при определении цены нужно учитывать следующее:
- Если при обычном предложении цены закладывается определенный процент для торга, здесь для торга может не быть шансов.
- Хотя, если в тендере предусмотрено несколько этапов отбора, заложите все-таки небольшую возможность торга.
- Если в тендере Вы предложите цену ниже Вашей обычной цены, об этом могут узнать Ваши нынешние клиенты.
- У компании должно быть четкое представление о "планке" рентабельности, ниже которой не стоит опускаться и в тендерах.
- Сроки исполнения заказа могут сдвигаться, если тендер затянулся. Если в предполагаемые изначально сроки заказ был выгоден, поскольку оборудование все равно простаивало, то в новые сроки исполнение (менее выгодного) заказа может помешать другим заказам.
- Сроки оплаты крупными заказчиками могут нарушаться. Учтите в цене стоимость денег во времени.
- В отличие от других клиентов, которых можно "завоевать" и сделать лояльными, а потом на них зарабатывать, при участии в тендере зарабатывать нужно на этом конкретном заказе, продолжение сотрудничества не гарантировано и наверняка будет предметом следующего тендера.

11. Как готовиться к живому участию?

- Еще раз ознакомьтесь со своим предложением, представленным на тендер (нужно ориентироваться и в предложении и в самом документе).
- Еще раз ознакомьтесь со сценарием того, что будет происходить, продумайте свое участие/реакцию в каждом пункте происходящего, продумайте варианты развития событий, в т.ч. и неблагоприятные.
- Еще раз ознакомьтесь со списком участников тендера, подумайте, как себя лучше всего продемонстрировать в выгодном свете, в сравнении с ними? Чего ожидать от них? Кто из участников является наиболее сильным соперником? Чего ожидать от него? Как реагировать?
- Согласуйте с руководством свои полномочия (см. п. 4).
- Проверьте, взяли ли вы с собой достаточное количество визиток, запасной экземпляр тендерных документов, образцы продукции.
- Прорепетируйте свои действия, фразы перед зеркалом или с кем-нибудь из коллег.
- Постарайтесь выглядеть презентабельно, уверенно, оптимистично. Настраивайтесь на победу.

12. Как реагировать на объявленную информацию, принятые решения?

В любом случае, нужно узнать причины выбора, что было наиболее важным для организаторов тендера при принятии решения. Как в случае успеха, так и в случае неудачи, не забудьте сделать выводы на будущее. Как в случае успеха, так и в случае неудачи, нужно поблагодарить организаторов и узнать о следующих возможностях сотрудничества. Если Вы уверены в том, что Ваши условия были лучше, чем условия выигравшей компании, Вы можете обсудить этот вопрос (конфиденциально) с вышестоящим руководством. В редких случаях это может все изменить. В большинстве случаев Вы потеряете этого клиента навсегда. Старайтесь всегда оставлять "дверь открытой" для возможностей дальнейшего сотрудничества.